Términos y condiciones de participación en eventos de AAPA Latinoamérica
El presente documento (en adelante, los "Términos y Condiciones") establece las condiciones bajo las cuales AAPA Latinoamérica LLC, una sociedad de responsabilidad limitada estadounidense constituida en el Estado de Florida (en adelante, la "Organización"), regulará la participación en los eventos de la organización, tales como, pero sin limitarse al Congreso Anual de AAPA Latinoamérica (en adelante, el "evento").
Disposiciones preliminares:
Consentimiento, derechos y capacidad:
La aceptación de estos Términos y Condiciones es requisito indispensable para la participación en el Evento.
El participante manifiesta y garantiza que tiene capacidad legal para obligarse bajo estos Términos y Condiciones.
La Organización se reserva el derecho de modificar estos Términos y Condiciones según lo establecido en la sección correspondiente de este documento.
- Definiciones:
"Participante" significa la persona natural o jurídica que se registra para asistir al evento.
"Organización" significa AAPA Latinoamérica LLC.
"Sede" significa la localización física donde se desarrollará el evento.
- Alcance:
Estos Términos y Condiciones rigen toda forma de participación en el Evento.
Aplican a todas las actividades relacionadas con el Evento, sean presenciales o virtuales.
Constituyen el acuerdo completo entre el Participante y la Organización respecto a la participación en el Evento.
Trámite de la inscripción
El participante leerá la totalidad de este documento y consentirá a los términos y condiciones para la inscripción y asistencia. El participante procederá a completar el formulario de inscripción al evento y abonar la tarifa correspondiente. Sólo se considerará confirmada su inscripción una vez recibido y validado el pago realizado por los medios dispuestos para tal fin.
En ausencia de pago oportuno dentro de los tiempos establecidos, la inscripción será considerada como "pendiente". En esta eventualidad, la Organización se reserva el derecho de cancelar la inscripción sin previo aviso y las partes aceptan que ésta podrá hacer uso de dicho cupo.
Salvo que se disponga lo contrario en la página web del Evento o por parte de la Organización, el Participante deberá tener una edad mínima de dieciocho (18) años cumplidos antes del primer día del Evento. La inscripción estará sujeta a disponibilidad, y la Organización se reserva el derecho, a su discreción, de cerrar el período de inscripción antes de la fecha límite previamente publicada. Como también, de modificar el programa del evento en cualquier momento según lo considere necesario u oportuno.
- Política de cancelación y reembolso
La cancelación de la participación deberá ser solicitada exclusivamente mediante comunicación escrita al correo electrónico
El reembolso por cancelación se regirá por los siguientes términos:
Para cancelaciones recibidas con noventa (90) días o más de antelación a la fecha del Evento, el Participante tendrá derecho al reembolso del cien por ciento (100%) del importe pagado, menos los gastos bancarios y administrativos correspondientes.
Para cancelaciones recibidas entre ochenta y nueve (89) y sesenta (60) días de antelación a la fecha del evento, el participante tendrá derecho al reembolso del setenta por ciento (70%) del importe pagado, menos los gastos bancarios y administrativos correspondientes.
Para cancelaciones recibidas con cincuenta y nueve (59) días o menos de antelación a la fecha del evento, no procederá reembolso alguno.
Los reembolsos autorizados serán procesados dentro de los diez (10) días hábiles posteriores a la conclusión del evento.
La Organización se reserva el derecho de cancelar el Evento en cualquier momento por causas que incluyen, mas no se limitan a, la falta de disponibilidad o idoneidad de la sede, indisponibilidad de ponentes o razones de seguridad o salubridad pública. Asimismo, la Organización se reserva el derecho de denegar, limitar o cancelar la inscripción al Evento en cualquier momento. La Organización no asumirá responsabilidad por daños directos o indirectos derivados de dicha cancelación. En caso de cancelación del Evento por parte de la Organización, se procederá al reembolso del valor de inscripción al Participante que se encuentre en cumplimiento de estos Términos y Condiciones.
- Uso de imágenes, voz y videos, grabaciones y materiales
3.1. Por medio de su participación en el Evento, el Participante otorga a la Organización autorización expresa para registrar, grabar, fotografiar y capturar su voz e imagen en cualquier medio o soporte durante el Evento (en adelante, las "Grabaciones") para su uso irrestricto según la normatividad de tratamiento de datos personales del Estado de la Florida. En el caso particular de los participantes que hacen parte de la agenda académica, tales como, pero sin limitarse a ponentes, panelistas, moderadores, asistentes que hagan preguntas, entre otros, esta autorización constituye una licencia irrevocable, no exclusiva, perpetua, internacional y libre de cánones u otros gravámenes que faculta a la Organización para utilizar, reproducir, modificar, distribuir y traducir, total o parcialmente, las Grabaciones y materiales relacionados, para cualquier fin vinculado a sus actividades comerciales.
La Organización se reserva el derecho de editar las grabaciones y materiales relacionados, utilizarlos de manera independiente o en conjunto con otra información, y autorizar a terceros para su uso y distribución. En la máxima medida permitida por la ley aplicable: el participante renuncia expresamente a los derechos patrimoniales que pudiera ostentar sobre las grabaciones y materiales relacionados. Adicionalmente, el participante declara y garantiza que:
Los materiales proporcionados son veraces y precisos según su leal saber y entender.
Posee todos los derechos y autorizaciones necesarios para otorgar la licencia contemplada en esta sección; y
Los materiales proporcionados no infringen ni vulneran derechos de autor, marcas registradas u otros derechos de propiedad intelectual o industrial de terceros, sean personas naturales o jurídicas.
Política de protección de datos personales para todos los participantes, independientemente de su calidad:
La Organización procesará los datos personales del Participante de conformidad con la ley aplicable.
Los datos serán almacenados en servidores seguros, preferiblemente ubicados en los Estados Unidos.
El participante consiente expresamente la transferencia internacional de sus datos.
El participante podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación y cancelación contactando a la organización.
Cumplimiento de horarios y condiciones de desplazamiento
El participante será responsable de observar y cumplir con los horarios de inicio de actividades y lugares de encuentro establecidos en el programa del evento. Para actividades externas a la sede, el servicio de transporte proporcionado por la Organización (cuando esté incluido según las condiciones de inscripción) tendrá como punto de partida el hotel sede y/o el centro de convenciones donde se desarrolle el evento. La Organización no proporcionará servicios de transporte alternativos ni asumirá gastos adicionales en caso de que el Participante no se presente en el lugar y hora designados.
Alojamiento
La Organización no interviene en la gestión de reservas hoteleras ni asume responsabilidad por penalidades derivadas de cancelaciones, modificaciones de fechas o duración de las reservas. Toda reclamación o solicitud relacionada con el alojamiento deberá ser dirigida directamente al establecimiento hotelero correspondiente.
Salvo provisión en contrario, el desplazamiento hacia el evento es responsabilidad absoluta del participante. Como también lo son sus movimientos de regreso una vez concluido el evento.
Responsabilidad por accidentes personales y comportamiento durante el evento
La Organización no será responsable por accidentes personales o consecuencias derivadas del incumplimiento, doloso o culposo, de las indicaciones provistas –de forma explícita o implícita– por la Organización, así como por conductas inapropiadas o el consumo de alcohol u otras sustancias que puedan comprometer la seguridad o el normal desarrollo del evento.
De acuerdo con las regulaciones de viaje vigentes en el país sede del evento durante las fechas de su realización, se recomienda a los asistentes contratar un seguro de viaje internacional para su estadía, independientemente de su obligatoriedad.
La Organización se reserva el derecho de solicitar el retiro del Participante del Evento cuando, a su criterio, la conducta del mismo comprometa o ponga en riesgo la seguridad de los asistentes al evento. En caso de denegación de entrada o solicitud de abandono del evento por las causales mencionadas, no procederá reembolso alguno.
Modificaciones a los Términos y Condiciones
La Organización se reserva el derecho de modificar los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento mediante la publicación de una versión actualizada en su sitio web oficial. Las modificaciones entrarán en vigor a partir de su publicación.
La participación en el Evento con posterioridad a la fecha de entrada en vigor de las modificaciones constituirá aceptación tácita de las mismas por parte del Participante. Es responsabilidad del participante verificar los Términos y Condiciones vigentes a la fecha de inicio del evento".
Indemnidad y límites de responsabilidad
8.1. En la máxima medida permitida por la ley aplicable, el Participante renuncia a presentar reclamaciones como consecuencia de un daño por inobservancia de estos términos y condiciones; dicha renuncia se entenderá que se extiende a herederos, dependientes, representantes legales, cesionarios y cualquier persona facultada para reclamar en su nombre (en adelante, colectivamente "los Exonerantes") y libera expresamente a la Organización, sus directores, empleados, contratistas, representantes, agentes, sucesores y cesionarios (en adelante, "los Exonerados") de toda responsabilidad por:
Reclamaciones, demandas, procedimientos judiciales, pleitos, daños y perjuicios, pérdidas, deudas, obligaciones pecuniarias, costes y gastos (incluyendo, sin limitación, honorarios razonables de abogados y costas procesales) que pudieran surgir en relación con:
El evento
- La organización
Las grabaciones
Los materiales relacionados
Daños o pérdidas de cualquier naturaleza, incluyendo:
Daños indirectos, incidentales, especiales, directos o ejemplares.
Lucro cesante o pérdida de ingresos.
Pérdida de clientes
Pérdida de oportunidades comerciales.
Pérdida de fondo de comercio.
Pérdidas de objetos personales o de terceros en su custodia
8.2. La responsabilidad total y agregada de la Organización, bajo estos Términos y Condiciones, se limitará a:
Daños directos por negligencia ordinaria que sean probados, hasta el monto pagado por el Participante por su inscripción al Evento.
Para daños indirectos o consecuenciales:
Hasta dos mil quinientos dólares estadounidenses (USD 2,500.00) O cinco veces el valor del costo de la inscripción al evento, lo que resulte menor o más proporcional al daño.
8.3. Reconocimientos:
El participante acepta que, en relación con su participación en el evento:
Asume voluntariamente los riesgos inherentes a la participación en eventos de esta naturaleza.
Se compromete a seguir todas las instrucciones y protocolos de seguridad, bajo el entendimiento de que su inobservancia a las instrucciones y protocolos puede resultar en daños severos e inclusive muerte para sí mismo o terceros.
Reconoce que el incumplimiento de las medidas de seguridad puede resultar en su expulsión.
Ley aplicable y jurisdicción
Los presentes Términos y Condiciones se regirán e interpretarán de conformidad con las leyes del Estado de Florida, Estados Unidos de América, sin dar efecto a ningún principio de conflicto de leyes. El participante acepta expresamente que cualquier acción o procedimiento legal que surja de o esté relacionado con estos Términos y Condiciones o el evento será sometido a la jurisdicción exclusiva de los tribunales estatales y federales ubicados en el Estado de Florida, específicamente en el Condado de Miami-Dade. El participante renuncia expresamente a cualquier objeción respecto a la jurisdicción personal o la competencia de dichos tribunales.
Antes de iniciar cualquier acción legal, las partes intentarán resolver cualquier disputa mediante arreglo directo.
Si tras 30 días la disputa no ha podido ser resuelta por arreglo directo, las partes procederán a mediación en Miami-Dade County, Florida, ante un mediador certificado por la Corte de Florida. Si la mediación no resulta exitosa, las partes podrán proceder con acciones legales según la cláusula de jurisdicción.
Propiedad Intelectual y Material del Evento
Todo el contenido presentado o distribuido durante el Evento, incluyendo, pero no limitándose a presentaciones, materiales escritos, grabaciones, fotografías, marcas comerciales, logotipos y demás materiales (en adelante, "Material del Evento"), está protegido por derechos de propiedad intelectual pertenecientes a la Organización o a terceros autorizados. El participante reconoce que:
Ninguna disposición en estos Términos y Condiciones transfiere la titularidad de derechos de propiedad intelectual al Participante.
Se prohíbe expresamente la reproducción, distribución, modificación, exhibición pública o creación de obras derivadas del material del evento sin autorización previa y por escrito de la organización.
El uso no autorizado del material del evento puede resultar en violaciones de derechos de propiedad intelectual bajo la ley aplicable.
Estas provisiones no aplicarán para fotos o videos relacionados con el disfrute o goce del evento, tales como fotos personales, fotos con conocidos y cualquier material dispuesto para redes sociales o informes corporativos que cumplan la función de compartir su participación en el evento o la correcta ejecución de sus funciones en relación con el stand que representan.
Políticas de seguridad y protocolos de emergencia
La seguridad de los participantes es prioritaria para la organización. En consecuencia:
Responsabilidades del participante:
Cumplir con todos los protocolos de seguridad establecidos.
Seguir las instrucciones del personal de seguridad.
Portar visiblemente su credencial de identificación en todo momento.
Reportar inmediatamente cualquier situación de riesgo.
Protocolos de emergencia:
Se seguirán los protocolos de evacuación establecidos por los operadores de la locación del evento.
El participante deberá seguir las instrucciones del personal autorizado.
Los puntos de reunión estarán claramente señalizados.
Facultades de la Organización:
Realizar controles de seguridad.
Denegar el acceso por razones de seguridad.
Modificar los protocolos según sea necesario.
Acreditación y control de acceso
Verificación de identidad:
El participante deberá presentar identificación oficial vigente para su acreditación.
La credencial es personal e intransferible.
La suplantación de identidad resultará en la expulsión inmediata del evento.
Control de acceso:
El acceso a áreas restringidas requerirá autorización específica.
La credencial deberá ser presentada en todos los puntos de control.
Facultades de la Organización:
Verificar la identidad del participante en cualquier momento.
Revocar acreditaciones por incumplimiento
Restringir el acceso por motivos de seguridad o capacidad.
Política de no discriminación y conducta profesional
Los participantes mantendrán conducta profesional y respetuosa.
Se prohíbe el acoso en cualquier forma.
Las violaciones resultarán en expulsión inmediata sin reembolso.
- Política de Networking y Reuniones Comerciales
- Confidencialidad comercial:
La información compartida en reuniones B2B es confidencial.
Se prohíbe la grabación de reuniones sin consentimiento mutuo.
Los participantes son responsables de proteger su información sensible.
- Responsabilidades del participante:
Además de las otras especificadas en el acuerdo, será responsabilidad del participante
Asistir puntualmente a las reuniones programadas.
Respetar los protocolos establecidos para reuniones virtuales y presenciales.
- Disposiciones varias
Preservación de derechos.
La omisión por parte de la Organización en hacer valer cualquier disposición de los presentes Términos y Condiciones no constituirá renuncia presente o futura de tal disposición, ni limitará el derecho de la Organización a exigir su cumplimiento posterior. Toda renuncia o dispensa otorgada por la Organización deberá constar por escrito para su validez.
- Divisibilidad.
En caso de que se determinara que cualquier disposición de estos Términos y Condiciones fuere declarada inválida o inexigible, las disposiciones restantes mantendrán plena vigencia y efecto. Las disposiciones declaradas inválidas o inexigibles serán interpretadas conforme al efecto y la intención de la disposición original. De no ser posible tal interpretación, la disposición inválida o inexigible será separada de estos Términos y Condiciones, sin afectar la validez y eficacia de las disposiciones restantes. - Fuerza mayor.
La Organización quedará exenta de responsabilidad por el retraso o incumplimiento de cualquier obligación establecida en estos Términos y Condiciones cuando tal incumplimiento derive de causas fuera de su control razonable, incluyendo, sin limitación: caso fortuito, conflictos laborales, disturbios sectoriales, interrupciones en servicios eléctricos, energéticos, públicos o de telecomunicaciones, desastres naturales, pandemias, bloqueos, embargos, disturbios, actos gubernamentales, terrorismo o guerra. - Integridad del acuerdo.
Los presentes Términos y Condiciones constituyen el acuerdo íntegro entre el Participante y la Organización respecto a su objeto, y sustituyen todas las declaraciones, entendimientos, acuerdos o comunicaciones previas o contemporáneas, escritas u orales. La Organización no quedará obligada por términos, condiciones u otras disposiciones diferentes o adicionales a las establecidas en el presente documento, rechazando expresamente su aplicación, independientemente de su impacto en estos Términos y Condiciones. - e. Obligación de reportar observaciones.
El participante se compromete a reportar conductas sospechosas o potenciales peligros para sí mismo, otros participantes y cualquier otra observación que pueda comprometer la seguridad y conducción ordinaria del evento.
Mediante su registro y participación en el Evento, el Participante reconoce haber leído, entendido y aceptado estos Términos y Condiciones.
Última actualización: [Enero 24 de 2025]
AAPA Latinoamérica LLC